home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ The 640 MEG Shareware Studio 2 / The 640 Meg Shareware Studio CD-ROM Volume II (Data Express)(1993).ISO / business / vicardoc.zip / VICARCUS.LST < prev    next >
File List  |  1992-02-29  |  12KB  |  249 lines
  1. @MT6
  2. @HM3
  3. @PN21
  4. @HE               VICAR - Customer File Maintenance
  5. 7.0     GENERAL DESCRIPTION
  6.    The Purpose of this section is to allow the user to maintain
  7.    the individual customer records and the data contained
  8.    therein.
  9.  
  10.    Customer Maintenance is performed by selecting:
  11.                 A. Customer File Maintenance
  12.    from the Main Program Menu. Once selected, the Following menu
  13.    will be displayed:
  14.  
  15.                 N ew Customer Account
  16.                 S earch/Inquire Account
  17.                 P rint Customer List
  18.                 A lpha. Customer List
  19.  
  20. SELECTION DESCRIPTIONS:
  21.  
  22. 7.1     NEW CUSTOMER ACCOUNT - Used to enter information for a
  23.    new customer. The information is as follows:  See Figure 7.1a.
  24.  
  25.         Account Number - A unique number must be given to each
  26.         customer when they are originally entered for reference
  27.         purposes.  It is a good custom to assign the numbers to each
  28.         customer by 5's or 10's when the system is originally started.
  29.         This will allow for new customers to be added in between the
  30.         current customers while maintaining a somewhat alphabetic
  31.         pattern to the customer list, therefore making it easier to
  32.         remember customer numbers.
  33.  
  34.         Note - To See what Account Numbers are already in use,
  35.         enter a number in the range where you want to put a
  36.         customer e.g. 50 for "C" and press F4 to pull up the
  37.         Customer Look-up window.  You CANNOT select a number from
  38.         this window in New Customer entry.
  39.         NOTE - Available only in the Registered Version.
  40.  
  41.         Company Name - The name of the customer.  The alphabetic
  42.         listing is done according to this field.
  43.  
  44.         Name 2 - Additional room for Division name, etc.
  45.  
  46.         Address - Should contain the complete mailing address for the
  47.         customer, P.O. box or Street address, etc.
  48.  
  49.         City, State - et al.
  50.  
  51.         Zip Code - Allows for entering the complete 9 Digit Zip Code.
  52.  
  53.         Contact - The Person to whom any correspondence for this
  54.         customer should be sent to, this includes statements and any
  55.         other reports using this field.
  56.  
  57.    New Customer Account - Continued.
  58.         Phone Number - Complete phone number including area code
  59.         & extension.
  60.  
  61.         Salesmen Number - Number of sales person responsible for sales
  62.         and/or service to this customer.  Enter a 0 if there is no
  63.         specific sales person responsible for the customer or if
  64.         "salesmen" are not used.
  65.         Pressing the F4 key will display a list of all "Salesmen"
  66.         on file from which to Choose.
  67.         NOTE - Available only in the Registered Version.
  68.  
  69.         Customer Type - A partial description field etc. of the type
  70.         of customer this is.  Such as: "Whol"esale, "Reta"il,
  71.         "Coun"ter, "Misc", etc.  Can be left blank or given any
  72.         "Customer Type" that the user wishes.  This field is used by
  73.         Sales analysis to sort customers into specific sales groups
  74.         that are useful to the user in generating these reports.
  75.  
  76.         Tax Rate - This Rate is used by the P.O.S. System to
  77.         compute sales tax for taxable customers.  The rate is entered
  78.         as a decimal amount with an assumed 3 decimal places. e.g.
  79.         1.5% would be entered as: 015 which becomes 0.015 upon entry.
  80.  
  81.         Tax Rate 2 - Same as above but for the second Tax field
  82.         for those of you who have a seperate County or City Tax
  83.         to compute for taxable customers.
  84.  
  85.         Print Statement (Y/N) - This field indicates to the Statement
  86.         Printing routine if a statement should be printed for this
  87.         customer, irregardless of the customers account status or
  88.         current balance.  This will allow the user to prevent the
  89.         printing of statements for customers who do not require
  90.         statements or for customers whom the user no longer wishes to
  91.         send statements to because they are being "Written Off", etc.
  92.  
  93.         Detailed Statement (Y/N) - NOT used at this time.
  94.  
  95.         Assess Finance Charges (Y/N) - Determines whether this
  96.         customer will be considered when finance charges are being
  97.         calculated on over-due balances.  Prevents assessing charges to
  98.         customers who are on "Hold" or are going to be "Written Off"
  99.         at the end of the year.
  100.  
  101.         Discount Bracket - Determines which discount bracket should be
  102.         used by the statement module or P.O.S. System in calculating
  103.         the amount of discount that can be taken by the customer in
  104.         regards to flat discounts, 2% 10 EOM, 1.5% 15, NET 30, etc.
  105.         Pressing the F4 key in this field will bring up a listing
  106.         of the defined Discount Brackets from which to choose.
  107.         NOTE - Available only in the Registered Version.
  108.  
  109.    New Customer Account - Continued.
  110.  
  111.         Sales MTD - Can be entered by the user when the customer
  112.         account is originally created, if this amount is known or left
  113.         as 0.00.  This amount is continually updated by the posting
  114.         processes of the system and no further changes to this field
  115.         should be required.  This amount is cleared at the end of the
  116.         month from File Maintenance by Clear MTD Totals.
  117.  
  118.         Sales YTD - Same as above, except this amount is cleared
  119.         at the end of the year from File Maintenance by Clear YTD
  120.         Totals.
  121.  
  122.         Sales LY - Same as above, except this amount contains the
  123.         amount of sales this customer had last year.  It is
  124.         initialized when the Clear YTD Totals procedure is run
  125.         from File Maintenance at the end of the year.
  126.  
  127.         Total Due - Amount due you by this customer Currently in
  128.         regards to all posted transactions. A negative amount
  129.         eg. -25.00, indicates a credit balance.  This amount is also
  130.         continually updated by the posting processes of the system,
  131.         and no further changes are required.
  132.  
  133.         Credit Limit - This amount is set by the user to allow reports
  134.         to indicate which customers are beyond their normal
  135.         indebtedness as determined by the user and the customers
  136.         normal sales levels.
  137.  
  138.         Over Credit Limit - Indicates to the user if the customer is
  139.         over their credit limit and allows it to be changed when the
  140.         Credit Limit level is changed by the user.  This field is also
  141.         used by the Print Statements module to print an automatic
  142.         warning to the customer if so.
  143.  
  144.         Balance Forward / Open Invoice - Indicates the way in which
  145.         transactions for the customer should be handled by the system
  146.         in regards to purges, printing of statements, applying of
  147.         payments, credits, debits, etc.  This field can be changed from
  148.         Open Invoice to Balance Forward at any time.
  149.  
  150.         NOTE: This field should only be changed from Balance Forward
  151.         to Open Invoice when the customer is Paid in Full and all
  152.         transactions have been PURGED to prevent any problems in
  153.         purging out the old balances.  This will also facilitate the
  154.         user in keeping track of which invoices are paid by a
  155.         customer, and which are not.  ( Considering customers
  156.         "requiring" open Item Accounts are rather inconsistent in
  157.         paying all invoices properly and in full at one time.)
  158.  
  159.         NOTE: A Re-build of the transaction Index should be
  160.         performed AFTER changing a customers "Account Type".
  161.    New Customer Account - Continued.
  162.  
  163.         G/L INTERFACE ACCOUNT NUMBERS:
  164.  
  165.         NOTE - All G/L numbers to be used in the fields below must be
  166.         on file in the G/L Maintenance section of System Maintenance
  167.         before they can be entered in the fields described below.  All
  168.         fields below must contain valid G/L numbers before this
  169.         customer record can be saved.
  170.  
  171.         NOTE - Pressing the F4 key in any of the following fields will
  172.         display a listing of all Valid G/L numbers from which to
  173.         choose.
  174.         NOTE - Available only in the Registered Version.
  175.  
  176.         Cash Account - This number should indicate the appropriate
  177.         Cash Account used by the G/L System.  This account number can
  178.         differ from customer to customer depending on whether the user
  179.         has different Bank accounts for specific customer types,
  180.         divisions, branch locations, etc.
  181.  
  182.         Tax Account - This number should indicate the primary Sales
  183.         Tax G/L Account number (e.g. State Sales Tax) for the customer.
  184.  
  185.         Tax 2 Account - This number should indicate the secondary
  186.         Sales Tax G/L Account number (e.g. County Sales Tax) for the
  187.         customer.  If there is no need for a second sales tax for the
  188.         customer, enter the same G/L account number as in the Tax
  189.         Account above.  This will prevent any errors in posting if a
  190.         tax amount is mistakenly entered in the Tax 2 field of
  191.         Transaction Entry.
  192.  
  193.         Sales Account - This number should indicate the primary G/L
  194.         Sales account number for the specific customer type or Sales
  195.         in general, depending on how specific the user has chosen to
  196.         be about sales, customer types, etc.
  197.  
  198.         Miscellaneous Sales Account - This number should indicate the
  199.         secondary G/L Sales account, if not it should be the same
  200.         number as above in Sales Account.  This Account number is
  201.         available because the transaction entry screens allow sales to
  202.         be broken down into two separate sales catagories; Sales and
  203.         Other sales, if the user wants to take advantage of such.
  204.  
  205. @PA
  206. 7.2     SEARCH/INQUIRE CUSTOMER ACCOUNT - Used to make any needed
  207.    changes to a customers master file.  All Fields are the same
  208.    as described above, except: the customer number, though
  209.    changeable on Screen, will NOT be changed in the customer
  210.    master file itself.
  211.  
  212.    Pressing <F4> at the Search Customer Number prompt will bring up
  213.    the customer selection Window.  Additional keys may be used in
  214.    this selection window besides the ones listed at the bottom of
  215.    the screen, which include PageUp, PageDn, Up arrow, & the Dn
  216.    arrow.  Pressing <ESC> will abort the selction window.  Pressing
  217.    <F2> or <ENTER> will select the highlighted item.
  218.    NOTE - Available only in the Registered Version.
  219.  
  220.  
  221.    NOTE: The customer number cannot be changed once a customer is
  222.    added.  This prevents corruption of the transaction file by
  223.    creating "UNKNOWN" customer numbers by allowing the number to
  224.    be changed.  To Change a customer number, a New customer
  225.    number must be created with ALL the information contained in
  226.    the "old" customer record.  This way any new transactions can
  227.    be posted to the new record ONLY.  The transactions under the
  228.    "old" customer number can then be credited off and purged. The
  229.    transactions once credited must be Posted again to the New
  230.    number.
  231.  
  232.    If it is an Open-Item account, then it might be easier to keep
  233.    both accounts for a while, until payment is received for the
  234.    transactions contained under the old customer number and they
  235.    can be purged out by applying the payments to the old
  236.    transactions.
  237.  
  238.    NOTE: A customer cannot be DELETED if there are any outstanding
  239.    transactions on file.  All outstanding transactions must be paid
  240.    for and purged before a customer can be deleted.
  241.  
  242.  
  243. 7.3     PRINT CUSTOMER LIST - Lists the Customers on File by Account
  244.    number, with their Addresses, Contact Person, Phone Number, etc.
  245.  
  246.  
  247. 7.4     ALPHABETICAL CUSTOMER LIST - Same as above but in
  248.    alphabetical order according to customer name.
  249.